Zgłoszenia sygnalisty

Prezes UODO, od 25 grudnia 2024 r., przyjmuje zgłoszenia zewnętrzne naruszeń prawa zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów.

Prezes UODO rozpatruje wyłącznie zgłoszenia naruszenia prawa z zakresu ochrony danych osobowych.

Pamiętaj, że zawsze możesz złożyć zgłoszenie wewnętrzne w organizacji, której dotyczy naruszenie. W myśl obowiązujących przepisów, takie zgłoszenie również zapewnia poufność oraz ochronę przed stosowaniem działań odwetowych.

1. Jeśli masz uzasadnione podstawy sądzić, że doszło do naruszenia prawa możesz przekazać zgłoszenie do Prezesa UODO w sposób, który gwarantuje zachowanie poufności przekazanych informacji:

• w formie listownej na adres: Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. Zgłoszenie należy zabezpieczyć poprzez umieszczenie go w zaklejonej kopercie, którą należy umieścić w drugiej kopercie z dopiskiem „Zgłoszenie zewnętrzne”
• telefonicznie w godzinach pracy Urzędu za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej dzwoniąc pod nr 787 566 225 [koszt połączenia według taryfy operatora]
• podczas bezpośredniego spotkania z upoważnionym pracownikiem wyznaczonej komórki organizacyjnej UODO; termin spotkania możesz umówić dzwoniąc pod nr 787 566 225 we wtorki w godzinach 10-14
• elektronicznie za pośrednictwem formularza online: https://sygnalisci.uodo.gov.pl/?r=formularz-zgloszenia-naruszenia-prawa-przez-sygnaliste-zewnetrznego

2. Jeśli chcesz skorzystać z ochrony przysługującej sygnaliście musisz spełnić poniższe przesłanki:
1. jesteś osobą fizyczną,
2. zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów,
3. informację o naruszeniu prawa uzyskano w kontekście działania związanego z pracą lub usługami lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych.

Przepisów o objęciu ochroną sygnalistów nie stosuje się do informacji, o których mowa w art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, w szczególności w zakresie przepisów:

• ochronie informacji niejawnych,
• tajemnicy zawodów medycznych i prawniczych,
• tajemnicy postępowania karnego.

Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa (art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów).

W przypadku, gdy istnieje uzasadnione podejrzenie, że sygnalista dokonał zgłoszenia zewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, kieruje się do organów ścigania zawiadomienie o przestępstwie.

3. Zgłoszone przez sygnalistę naruszenie prawa będzie poddane wnikliwej i bezstronnej analizie z zachowaniem poufności. Tryb postępowania jest następujący:
• potwierdzenie wpływu zgłoszenia, jeśli sygnalista wskazał dane kontaktowe,
• wstępna weryfikacja zgłoszenia,
• w uzasadnionych przypadkach podjęcie działań następczych i wszczęcie postępowania wyjaśniającego przez Prezesa UODO, w typ przeprowadzanie kontroli lub wszczęcie postępowania administracyjnego,
• kontakt z sygnalistą - jeśli występuje konieczność uzupełnienia informacji od niego,
• informacja zwrotna do sygnalisty o wyniku postępowania ze wskazaniem planowanych lub podjętych działań naprawczych.

Prezes UODO nie rozpatruje zgłoszeń dokonanych anonimowo.

4. Prezes UODO przekaże informację zwrotną do sygnalisty na otrzymany w zgłoszeniu w danych kontaktowych adres do korespondencji. Informacja zostanie przekazana w terminie 3 miesięcy od daty potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia. W przypadku konieczności dalszego działania ze strony UODO pełna informacja zostanie przekazana sygnaliście w terminie 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, o czym poinformujemy go wcześniej w terminie do 3 miesięcy.
5. Prezes UODO zapewnia, że:
• dostęp do pełnej treści zgłoszenia sygnalisty mają tylko pracownicy upoważnieni,
• dostęp do informacji zawartych w zgłoszeniu jest ograniczony, a dane dotyczące sygnalisty są przechowywane w zabezpieczonym miejscu, do którego dostęp mają wyłącznie osoby upoważnione,
• możliwość kontaktu z sygnalistą ma jedynie pracownik upoważniony do przyjmowania zgłoszeń naruszenia prawa.
6. Prezes UODO po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego zgodnie z art. 8 ustawy o ochronie sygnalistów oraz art. 5 rozporządzenia 2016/679. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy. Informacja o przetwarzania danych osobowych dostępna jest poniżej
7. Prezes UODO jako organ nadzorczy właściwy do spraw ochrony danych osobowych podejmuje działania następcze w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia.

Czynności podjęte na skutek zgłoszenia sygnalisty zmierzają do zapobieżenia lub usunięcia skutków naruszenia prawa oraz dokonania adekwatnych działań naprawczych.

8. Pomoc prawna dla sygnalistów

Każdej osobie, która chce dokonać zgłoszenia naruszenia prawa (sygnaliście) przysługuje nieodpłatna pomoc prawna i nieodpłatne poradnictwo obywatelskie, świadczone na podstawie ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej. Nieodpłatna pomoc prawna jest organizowana przez powiat/miasto na prawach powiatu, który jest właściwy dla Twojego miejsca zamieszkania.

Sygnalistom przysługuje również ochrona prawna przed stosowaniem wobec nich działań odwetowych. Środkami ochrony prawnej są m.in.: złożenie zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa-zastosowania wobec sygnalisty działań odwetowych, do organów ścigania tj. Policji i jednostek prokuratury lub wystąpienie z roszczeniem o odszkodowanie lub zadośćuczynienie za dopuszczenie się zastosowania działań odwetowych.

9. Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności (m.in. dyscyplinarnej, za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5). Gdyby wszczęto postępowanie możesz wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

Warunkiem ochrony jest fakt, że jako sygnalista masz uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą, pod warunkiem, że uzyskanie informacji lub dostęp do informacji nie stanowią czynu zabronionego.

10. Pamiętaj, że możesz złożyć zgłoszenie zewnętrzne do innych organów publicznych lub do Rzecznika Praw Obywatelskich zgodnie z informacjami zamieszczonymi w BIP RPO https://bip.brpo.gov.pl/pl